Methoden und Umsetzung von Personalauswahlverfahren in KMU

am 10.04.2018

Autor: Rainer Kämmlein, Geschäftsführer der ADOPUS Personalberatung GmbH

Erschienen in: Human Resources Consulting Review 2015, Hrsg.: Prof. Dr. Jens Nachwei & Dr. Charlotte von Bernstorff

Schlüsselwörter: Personalauswahlverfahren, Interview, Testverfahren

Zusammenfassung:

In vielen kleineren und auch mittleren Unternehmen werden Personalauswahlentscheidungen im Rahmen von Stellenbesetzungen nur nach dem „Bauchgefühl“ –oft nur vom Geschäftsführer-getroffen, ohne dass hierfür fundierte Entscheidungsgrundlagen vorhanden sind. Eignungstests, strukturierte Interviews etc.  werden aufgrund fehlender Erfahrungen, Kostengründen und nicht vorhandener personeller Kapazitäten in den meisten Fällen nicht durchgeführt.  Mit einer Fehlbesetzung sind erhebliche Folgekosten verbunden und eine erneute zeitaufwändige und kostenintensive Personalsuche muss gestartet werden.  In Zeiten eines Fachkräftemangels müssen daher in den Personalauswahlverfahren entsprechende Anforderungen hinsichtlich Objektivität und Transparenz gestellt werden, um eine Fehlbesetzung zu vermeiden.

  1. Personalauswahl – mehr als nur Sichtung der Bewerbungsunterlagen

Die Rekrutierung von qualifizierten Mitarbeitern gilt in Unternehmen jeder Größenordnung als einer der wichtigsten Aufgaben der Personalarbeit. Dabei erscheint die Personalauswahl in mittelständischen Unternehmen oft als ein unorganisierter und unprofessioneller Prozess (Behrends, 2005). Doch gerade diese Unternehmen sind auf einen gut qualifizierten Mitarbeiterstamm angewiesen, um sich erfolgreich im Wettbewerb behaupten zu können.  So zeigt eine Studie des IAB, dass gerade KMU überdurchschnittliche Probleme haben, ihren Arbeitskräftebedarf zu decken (Dietz, 2013). Deshalb ist eine gute Personalauswahl von großer Wichtigkeit. Dennoch beschränkt sich in den meisten Unternehmen im KMU-Bereich das Auswahlverfahren auf die Sichtung der Unterlagen und das Einstellungsgespräch.  Im Folgenden sollen einige der gängigen Personalauswahlverfahren dargestellt und ihre Eignung für die Praxis erläutert werden.

  1. Personalauswahlverfahren – auch für die Praxis geeignet?
    • 2. 1 Das Vorstellungsgespräch

Im Bereich der Vorstellungsgespräche unterscheidet man zwischen dem freien Gespräch und dem strukturierten Interview. Beim freien Gespräch wird dem Bewerber das Unternehmen vorgestellt, der Aufgabenbereich mehr oder weniger ausführlich dargestellt. Insbesondere in kleineren Unternehmen lässt sich feststellen, dass diese Gespräche oft oberflächlich bleiben, wichtige Anforderungen nicht erwähnt werden und der Werdegang, sowie die Qualifikation des Bewerbers nicht sorgfältig hinterfragt werden. Hier wäre zu empfehlen, dem Kandidaten einige ausgewählte fachliche Fragen zu stellen.

Das strukturierte Interview ist ein besonders gut geeignetes Instrument, um geeignete Bewerber für eine zu besetzende Position zu identifizieren (Kanning; Schuler, 2014). Bei dieser Gesprächsform werden die Vorteile eines persönlichen Gespräches sowie die Möglichkeit einer methodisch zuverlässigen Beurteilung miteinander verbunden. Hier wird im Vorfeld klar geregelt, welche Informationen wichtig sind und nur diese werden abgefragt. In der Praxis hat sich eine Vielzahl an strukturierten Interviews herausgebildet. Zwei Formen haben besondere Aufmerksamkeit gefunden: situative und biografiebezogene Fragen (Schuler, 2006). Bei der situativen Form wird eine Arbeitsprobe nicht real durchgeführt, sondern der Bewerber wird gefragt, wie er sich in einer bestimmten Situation verhalten würde. Dadurch kann eine Vorhersage zukünftigen Verhaltens gemacht werden.

Biografische Fragen bieten sich dort an, wo bereits Erfahrungen aus dem Beruf vorhanden sind. Hier kann konkret nach der Bewältigung von Aufgaben gefragt werden, die den Bewerber auch in der neuen Position erwarten. Das strukturierte Interview bedarf seitens der Interviewer einer intensiven Vorbereitung und setzt eine detaillierte Auseinandersetzung mit den Anforderungen der Stelle voraus. Sind diese Punkte gewährleistet, so stellt das strukturierte Interview eine sehr gute Möglichkeit dar, den passenden Kandidaten für die Stelle zu finden.

Eine Form des strukturierten Interviews ist das multimodale Interview (Kanning; Schuler, 2014). Dieses versucht die Defizite konventioneller Auswahlgespräche zu überwinden und beinhaltet die drei Prinzipien aus der Diagnostik: das Konstruktprinzip –  Messung von Eigenschaften, das Simulationsprinzip – Durchführung von Arbeitsproben, und das Biographieprinzip – Ermittlung von Verhaltensergebnissen (Schuler, 2006). Im Verlauf des Gespräches wechseln sich standardisierte und freie Komponenten ab. Dadurch werden einander ergänzende Bereiche der Berufseignung erfasst. Der Ablauf eines Interviews ist in acht Schritte unterteilt. Die Dauer liegt bei ungefähr einer Stunde, wobei Umfang und Dauer von der zu besetzenden Position abhängen. Notizen werden meist nicht angefertigt, da numerisch bewertet wird.  Dieses Verfahren ist für alle Berufsgruppen und Positionen anwendbar. Die Validität liegt in der Höhe von sehr guten Testverfahren und übertrifft die Ergebnisse von Assessment Centern. Der Ressourceneinsatz ist überschaubar und bei entsprechender Erfahrung reicht ein Interviewer. Daher ist diese Form sehr gut für KMU geeignet, zumal die Gesprächsinhalte einen hohen Bezug zum betrieblichen Umfeld aufweisen und der Interviewer keine speziellen psychologischen Fachkenntnisse benötigt.

  • 2.2. Simulationsorientierte Verfahren

Bei den simulationsorientierten Verfahren wird die Eignung eines Bewerbers mit einem Verfahren überprüft, das sich nahe an der Realität orientiert (Kauffeld, 2011). Es wird ein Verhalten überprüft, das in ähnlicher Situation im beruflichen Alltag vorkommen kann. Zu den simulationsorientierten Verfahren gehören die Arbeitsproben und das Assessment Center. Arbeitsproben kommen in der Praxis sehr häufig zum Einsatz, hier wird der Bewerber mit einer typischen Situation der zu besetzenden Position konfrontiert. Das Assessment Center kommt in KMU aufgrund der Komplexität des Verfahrens selten zum Einsatz.

  •  2.2.1. Die Arbeitsprobe

Die Arbeitsprobe ist ein klassisches Instrument aus der Eignungsdiagnostik und liefert eine sehr gute Vorhersage über die zukünftige Eignung eines Bewerbers. Eine Arbeitsprobe, die z.B. bei der Einstellung von gewerblichen Auszubildenden zum Einsatz kommt, ist die Drahtbiegeprobe. Diese Übung kann nur als zusätzliches Kriterium gesehen werden, da die Fingerfertigkeit nur ein Teilaspekt der Anforderungen darstellt. Eine generelle Eignung für einen Beruf kann nicht abgeleitet werden. Arbeitsproben sind aber auch bei Festanstellungen möglich. Diese Form ist auch in KMU leicht zu praktizieren und bietet eine gute Ergänzung zum herkömmlichen Interview. Hier können wichtige Erkenntnisse über die Arbeitsweise und die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten gewonnen werden.

  • 2.2.2. Assessment Center

Ein Assessment Center ist ein Auswahlverfahren, das unter mehreren Bewerbern diejenigen ermittelt, die den Anforderungen der zu besetzenden Stelle am besten entsprechen (Kanning; Schuler, 2014). Im AC durchlaufen die Bewerber mehrere unabhängige Übungen (Kauffeld, 2011). Im Rahmen des AC wird jeder Bewerber von mehreren Beobachtern im Hinblick auf festgelegte Merkmale eingeschätzt. Assessment Center sind die kosten- und zeitintensivsten Verfahren und werden überwiegend bei der Einstellung von Trainees und Führungskräften eingesetzt. Ein Einsatz bei KMU kommt aufgrund dieses Aufwands eher nicht in Frage. Hinzu kommt, dass die Verfahren oft sehr schlecht aufgebaut oder methodisch fragwürdig sind, so dass nicht der beste Kandidat ausgewählt wird. Eine Aussage über die Eignung eines Kandidaten ist daher nur bedingt möglich.

  • 2.3 Psychologische Eignungstests

Eignungstests werden eingesetzt, um die Qualifikation von Bewerbern zu ermitteln und ihre Leistung vorherzusagen (Weinert, 2004). Solche Tests bringen eine Reihe von Vorteilen: Sie konzentrieren sich nur auf die Vorhersage der potentiellen Fähigkeiten des Bewerbers und schützen ihn vor einer subjektiven Beurteilung; die Ergebnisse sind objektiv und standardisiert und es lassen sich Punkte erkennen, die im Rahmen eines Einstellungsgespräches nicht erkennbar sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass Tests kostengünstiger sind als andere Verfahren. In der Praxis haben sich Testverfahren entwickelt, die unterschiedliche Merkmale messen. In Bezug auf die Gültigkeit überwiegen eher die negativen Argumente, denn die meisten verwendeten Eignungstests in Deutschland ergeben kein wahres Bild der Kandidaten.  Grundsätzlich können psychologische Eignungstests, wenn sie wissenschaftlich fundiert und richtig konzipiert wurden, die prädiktive Validität erhöhen. Daher ist es wichtig, im Vorfeld zu klären, welche Kompetenzen durch welchen Test erhoben werden können. Weiterhin muss bei der Auswertung sichergestellt werden, dass die entsprechenden Personen dafür geeignet sind und über das erforderliche Wissen hierfür verfügen.

Trotz aller Kritik sind Testverfahren im Bereich von KMU ein geeignetes zusätzliches Instrument, um eine zusätzliche Beurteilungsgrundlage zu erstellen. Damit können grundsätzliche Aussagen über die Persönlichkeit des Bewerbers getroffen werden. Es gibt eine Vielzahl von kostengünstigen Tests, die rechnergestützt durchgeführt werden können und die Ergebnisse in automatisierter Form auswerten. Der Verantwortliche benötigt daher keine spezielle Qualifikation, denn dem Kandidaten kann ein Link zum Testverfahren zur Verfügung gestellt werden.

  • 2.4 Graphologisches Gutachten

Gegenstand der Graphologie ist das Bestreben, aus der Handschrift Fähigkeiten und Eigenschaften zu erfassen (Domsch, 1996). Dies basiert auf der Grundannahme, dass das Verhalten des Menschen von einem relativ konstanten Faktorensystem bestimmt wird. Für die Durchführung müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein: Der Umfang des Schriftmaterials sollte mindestens zehn fortlaufende Zeilen beinhalten. Das Schreiben selbst soll auf einem unlinierten Papier mit Füller erstellt werden, der Inhalt ist ohne Bedeutung. Es ist eine Unterschrift erforderlich. Mit Hilfe der Graphologie können keine berufsspezifischen Eigenschaften vorhergesagt werden, sondern nur Tendenzen des Charakters. Die Befürworter dieses Verfahrens argumentieren mit einer einfachen Durchführbarkeit, geringen Kosten und der Vermeidung von Prüfungsangst bei den Bewerbern.

Dennoch wirft dieser Test viele Fragen und negative Kritik auf. So ist die Schrift von verschiedenen Faktoren wie Tageszeit, körperliche und geistige Verfassung abhängig und es gibt verschiedene Normen zur Schriftgestaltung. Der wichtigste Kritikpunkt ist jedoch die geringe Validität der Testergebnisse. Diese zeigen nachweislich eine sehr geringe Validität, keinen signifikanten Zusammenhang zum Berufserfolg und werden auch immer seltener von deutschen Unternehmen verwendet (Schuler et al., 2007). Aufgrund der geringen Aussagekraft graphologischer Tests sollten Unternehmen generell auf diesen Test verzichten und auf validere Personalauswahlverfahren zurückgreifen.

Die Vorteile eines solchen Verfahrens liegen in den geringen Kosten und in der einfachen Abwicklung. So haben verschiedene Auswertungen von Stellenanzeigen gezeigt, dass Schriftproben überwiegend von KMU durchgeführt werden (Domsch, 1996).

  1. Fazit

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass das freie Bewerberinterview noch immer die Standardlösung bei der Bewerberbeurteilung in KMU darstellt (Nachtwei, 2009). Dies birgt für die Arbeitgeber jedoch ein hohes Risiko, denn eine Fehlbesetzung kann zu kostspieligen Konsequenzen führen. Unter den Arbeitgebern gibt es noch sehr viele, die den Einsatz von Eignungstests ablehnen. Obige Ausführungen zeigen, dass es auch für KMU gute Ergänzungen zum klassischen Einstellungsinterview gibt. Im Sinne einer guten Kandidatenauswahl sollten diese auch genutzt werden. Die Einführung standardisierter Verfahren bietet den Vorteil, dass nicht nur die meist subjektiven Einschätzungen aus einem unstrukturierten Vorstellungsgespräch vorliegen, sondern die Entscheidung nach objektiven Kriterien erfolgt. So können auch die Personalabteilungen ihre Argumente für oder gegen einen Kandidaten entsprechend begründen.

Jedes Unternehmen muss den richtigen Mix an Instrumenten erarbeiten, die für die zu besetzende Position und für das Unternehmen passen. Grundsätzlich ist dabei ein strukturiertes Interview zu empfehlen. Ergänzend kann ein psychologischer Eignungstest durchgeführt werden; den richtigen Test zu finden, benötigt etwas Zeit für die Recherche im Internet. Ein drittes Kriterium könnte dann noch eine Arbeitsprobe darstellen, sodass insgesamt drei Bausteine für die Beurteilung zur Verfügung stehen. Für die Implementierung solcher Systeme kann ein erfahrener Berater hinzugezogen werden. Solche Beratungsleistungen werden teilweise öffentlich gefördert.

 

Literaturverzeichnis

Behrends, Thomas/Dietl, Theresia/Koltermann, Daniel: Personalrekrutierung im Mittelstand- Managementdefizit oder „Eigene Logik, in: E-MIL der Uni Lüneburg, Nr. 2/05.

Dietz, Martin/Kurbis, Alexander/Leber, Ute/Müller, Anne/Stegmaier, Jens: Kleine und mittlere Unternehmen im Wettbewerb um Fachkräfte, in:  IAB-Kurzbericht 10/2013.

Domsch, Michael E./Ladwig, Ariane: Die Außenseiterrolle der Graphologie in der Personalauswahl, in: ZfP 3/96.

Kauffeld, Simone: Arbeits-, Organisations- und Personalpsychologie für Bachelor, 2011.

Nachtwei, Jens/Schermuly,Carsten C.:  Acht Mythen über Eignungstests, in: Harvard Business Manager, April 2009.

Schuler Dr., Heinz: Wie das Einstellungsinterview zur überlegenen Auswahlmethode wird, in:  Personalführung 05/2006.

Schuler ,Heinz/ Hell, Benedikt/ Trapmann, Sabine/ Schaar, Hagen/ Boramir,Ilkay: Die Nutzung psychologischer Verfahren der externen Personalauswahl in deutschen Unternehmen, in: Zeitschrift für Personalpsychologie 6, S. 60 -70, Hogrefe Verlag, Göttingen, 2007.

Schuler, H.; Kanning, U.-P. (Hrsg.): Lehrbuch der Personalpsychologie, 3.Auflage 2014, Göttingen, Hogrefe Verlag.

Weinert, Ansfried B.: Organisations- und Personalpsychologie, Beltz Verlag, 5. Auflage 2004.


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